Offrir des cartes cadeaux en entreprise

Les cadeaux en entreprises font parfois l’objet d’une exonération aux charges et cotisations sociales de l’URSSAF, parfois non, et doivent alors être comptabilisés comme du salaire.

Vous êtes employeur, CSE, une association ou dans la fonction publique et vous vous demandez comment offrir des cartes cadeaux à vos salariés/employés ou adhérent et volontaire ?

Voici tout ce qu’il faut savoir pour offrir des cartes cadeaux en entreprise.

La réglementation concernant le cadeau en entreprise est précise mais paradoxalement pas très claire. Et pour cause, elle dépend de celui qui donne et de celui qui reçoit le cadeau mais aussi du format :

• Qui est le bénéficiaire ? Salarié, client, bénévoles et membres d’association, fonctionnaire… ?
• Qui est le financeur ? Employeur, institution publique, association… ?
• Quel est le format ? Chèque cadeau papier, carte cadeau dématérialisé, carte cadeau multi enseignes bons d’achat, voyage, accès à une billetterie et boutique remisées en ligne… ?

La première distinction à prendre en compte est la différence entre le cadeau et le salaire qui correspondent dans les deux cas à une augmentation du pouvoir d’achat pour le bénéficiaire. Mais ce gain de pouvoir d’achat prend une forme différente selon qu’il s’agit d’une carte cadeau, d’une prime et de qui sont les bénéficiaires et financeurs.

Au sens de l’URSSAF (Unions de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales), un cadeau, une prime, un voyage ou un accès à une billetterie remisée reste un salaire dans la mesure où l’employeur verse une somme d’argent directement ou indirectement au bénéficiaire, qui est le salarié d’une entreprise.
Aussi, dès lors qu’une somme d’argent est versée que ce soit sous la forme d’un bon d’achat, d’un service en nature ou d’un cadeau, elle doit faire l’objet d’une déclaration comptable avec un lettrage précis pour assurer la conformité des comptes et éviter un redressement urssaf.

Deux questions se posent alors quand on offre un cadeau en entreprise :

1° Dans quel cas un financeur peut offrir une carte cadeau sans à avoir à déclarer un salaire ? Autrement dit, comment bénéficier d’une exonération sur les cadeaux en entreprise ?
2° Dans quel mesure l’employeur peut offrir un cadeau sans que cela soit associé au salaire fixe, tout en ayant à payer les charges sociales et cotisations, comme c’est le cas pour la prime sur performance ou engagement du salarié.

En résumé, dans quel cas peut-on offrir une carte cadeau en entreprise et bénéficier d’une exonération aux cotisations ?

Il convient de distinguer d’une part les différentes manières de faire des cadeaux en entreprise mais aussi les formats et les réglementations en vigueur pour respecter la loi et se faire exonérer les différents avantages financés tout en respectant la fiscalité propre à chaque type de dotation.

Une question supplémentaire se pose aussi concernant la forme du cadeau en entreprise, que ce soit une carte cadeau multi enseigne ou des chèques dématérialisés utilisables en ligne ou avec un QR code.

L’enregistrement comptable des cartes cadeaux en entreprise dépend en effet de qui est le bénéficiaire et de qui est le financeur, mais aussi de la forme du cadeau, que ce soit une carte cadeau multi enseigne ou des chèques cadeaux, des services, un voyage ou encore des chèques cadeau au format papier.

Voici une présentation complète, un guide, pour faire des cadeaux en entreprise.

Les CSE ont la possibilité d’offrir des cartes cadeaux à leurs bénéficiaires à la condition de respecter la réglementation URSSAF :
⁃ Respecter le montant maximal annuel ou par évènement ACOSS.
⁃ Le cadeau doit être en relation avec l’évènement.
⁃ L’attribution du cadeau ou bon d’achat doit être fait de manière égale dans l’entreprise (même si certaines modulations objectives et non discriminantes sont possibles.
⁃ Réaliser l’enregistrement comptable des cadeaux faits pour expliquer votre situation financière en cas de contrôle Urssaf (veillez à conserver les justificatifs de vos salariés le cas échéant).

En savoir plus sur la réglementation URSSAF des cartes cadeaux du CSE.

Le respect des trois conditions de l’URSSAF doivent bien entendu être tenues même si deux exception existent lorsque le CSE offre une carte cadeau hors évènement durant une année entière à chacun de ses salariés ou qu’il donne une carte cadeau pour des offres culturelles comme le cinéma ou un parc d’attraction culturel, voire le shopping dans certaines enseignes.

1- Offrir une carte cadeau quand on est un CSE d’au moins 50 salariés dans l’entreprise

La réglementation URSSAF des chèques cadeaux s’applique pour les CSE de n’importe quelle taille. Un CSE de 50 salariés et plus peut donc offrir des cartes cadeaux à ses salariés en profitant de l’exonération aux charges et cotisations sociales.

La particularité d’un CSE de 50 salariés et plus tient dans le fait qu’il a le monopole de gestion du budget des ASC, la subvention lui permettant de financer des activités sociales et culturelles ou œuvres sociales anciennement.

Le CSE d’au moins 50 salariés qui souhaitent offrir des chèques cadeaux devra néanmoins respecter son niveau d’obligation comptable et enregistrer conformément les dotation faites à ses salariés

2- Comment le CSE avec moins de 50 salariés dans l’entreprise peut offrir une carte cadeau ?

Si les CSE des entreprises de moins de 50 salariés sont des CSE à part entière ils n’ont pas le statut de personne morale. Les problématiques de fiscalité et de décision de la gestion des ASC sont donc différentes, étant donné que l’employeur ne peut pas verser directement de budget ASC aux CSE (il en est de même pour le budget de fonctionnement).

En effet, dans les CSE de plus de 50 salariés, ce sont les membres élus qui ont le monopole de gestion des activités sociales et culturelles (dont fait partie la carte cadeau puisqu’elle est financée via le budget ASC). Et ce n’est pas forcément le cas dans ces plus petites structures, où l’employeur, président du CSE, garde une certaine proximité avec les décisions qui sont prises.

Toutefois, la réglementation URSSAF qui s’applique aux CSE plus grands s’applique dans les mêmes conditions pour les plus petits CSE. Ce qui peut varier, en revanche, ce sont les obligations comptables qui sont plus souples pour les plus petites structures bénéficiant d’une compta CSE ultra simplifiée.

En savoir sur les obligations comptables des CSE.

Lorsque c’est l’employeur qui offre des cadeaux en entreprise à ses salariés, il y a deux cas de figure possible. Soit il offre des cartes cadeaux en raison d’une carence légale de CSE, soit il offre des avantages indépendamment du CSE, dans ce dernier cas l’employeur n’a pas à respecter la réglementation URSSAF des cartes cadeaux, mais en octroyant des primes à ses salariés, il doit toujours respecter le code du travail et ne bénéficiera pas de la tolérance URSSAF donnant lieu à une exonération des charges et cotisations sociales.

1- Offrir des cartes cadeaux quand on est employeur avec carence du CSE ?

Si le CSE n’a pas pu être élu pour des raisons valables, l’employeur doit publier un PV de carence de CSE. Les salariés ne sont pas pour autant privés d’ASC (activités socio-culturelles ou œuvres sociales), malgré l’absence de CSE. Aussi, si l’employeur n’a pas d’entité tierce pour décider des avantages sociaux et culturels distribués, les salariés bénéficient néamoins, comme n’importe quel salarié, des avantages fiscaux accordés aux CSE.

Dans ce cas précis, l’employeur peut offrir des cartes cadeaux sans passer par le CSE, il bénéficie alors, à l’instar du Comité Social Économique, de la même tolérance URSSAF, puisqu’il est, en fait, le seul membre de l’entreprise à pouvoir décider de la politique sociale et donc de la gestion des ASC.

Ce qui doit nous rappeler l’importance de bien aller voter aux élections du CSE, car les élus défendent les salariés et servent de porte parole tout en leur offrant de nombreux avantages salariés, dont des cartes cadeaux ou des réductions sur des billetteries CSE incluant des remises sur billets disney ou tickets de cinéma ;).

2- Offrir des cartes cadeaux sans passer par le CSE

L’employeur, ou le RH qui agit au nom de l’employeur a de nombreuses raisons d’offrir des cartes cadeaux à ses salariés sans passer par le CSE, et ce même en l’absence du PV de carence susmentionné.

En général, ce type de cadeau s’inscrit dans une démarche de qualité de vie au travail, voire d’engagement collaborateur. Dans tous les cas, ces cadeaux ou avantages ont pour objet d’améliorer la qualité de vie au travail du salarié et s’inscrit, le plus souvent au seins d’une démarche RSE.

On peut citer comme exemple :

– Prime basées sur la performances ou la participation,
– Récompenses individuelles ou incentive, basées sur la performance mais prenant souvent une forme de cadeau à part entière tels qu’un voyage offert, des avantages en nature, ou des chèques cadeaux multi enseigne.
– Récompenses de groupe comme un accès à une billetterie ou boutique en ligne remisée,
– Des activités de groupes comme des afterworks ou des séminaires pour mêler travail et bonne humeur et insuffler une meilleur expérience collaborateur.

À noter, toutefois, que ces cadeaux, ne respectant pas les conditions fixées par l’URSSAF ne sont pas éligibles aux exonérations des cotisations sociales.

En effet, selon la nature du cadeau, la bonne pratique pour l’employeur ou le RH, est de réussir à s’accorder avec le CSE pour délivrer aux collaborateurs de la société une expérience de travail ambitieuse participant aux finalités du CSE qui est l’amélioration des conditions de travail.

L’employeur ou le RH peut aussi délivrer des avantages financiers qui sortent un peu de la définition du Cadeau qui ne sont pas moins de vrais gains de pouvoir d’achat. On trouve par exemple les primes d’intéressement, de participation ou encore l’adhésion au percol-I, etc.

Bien que facultatif, le comité des œuvres sociales ou COS permet d’assurer la gestion des prestation sociale et culturelles pour les agents des collectivités territoriales au même titre que le CSE pour les salariés des entreprises du privé. Le COS est donc l’entité juridique analogue au CSE, bien qu’il s’agit au sens stricte d’une association type loi 1901.

Comme l’URSSAF le précise, le comité d’œuvre sociale suit le même régime social que le CSE. Aussi il peut bénéficier d’exonération sur les activités sociales et culturelles délivrées à ses employés qui sont des agents de la fonction publique territoriale. En dehors de ces ACS, le Comité d’œuvre sociale ne peut pas bénéficier de l’exonération.

Il peut donc offrir des cartes cadeaux sur l’offre culturelles ou pour des enseignes comme Cultura ou la Fnac avec des rayons entiers pour faire du shopping culturel.

Tout savoir sur la mise en place du Comité d’œuvre sociale (COS) et sur les avantages socio-culturels qu’il peut proposer aux agents de la fonction publique territoriale.

Contrairement aux autres organisations présentées plus haut, l’association n’a pas vocation à offrir des cartes cadeaux à ses membres qui sont précisément bénévoles.

Si les uns payent un salaire aux salariés pour le temps travaillé, que ce soit dans le privé ou le public, c’est uniquement une tolérance URSSAF qui permet aux CSE d’accorder un avantage exonéré. Pour le reste, les cadeaux offerts en entreprise par l’employeur ou le RH sont des avantages supplémentaires offerts mais qui sont d’un point de vue fiscal de la rémunération à part entière.

De même pour les association, le fait d’offrir une carte cadeau, est considéré comme rémunération par l’URSSAF. Or le bénévole, par définition donne de son temps sans contre partie, que ce soit rémunération ou cadeau.

Il existe, néamoins une tolérance accordée aux association de la loi du 1er juillet 1901.

Pour rappel, les associations sont définies comme « la convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d’une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices. » à l’article 1er de la loi du 1er juillet 1901, relative au contrat d’association.

Aussi la tolérance est de pouvoir offrir un cadeau dont le montant ne dépasse pas le plafond fixé à 69 euros par an et dont la réévaluation est faite tous les 5 ans (voir la source de la réglementation).

En résumé, il y a de nombreuses manières de considérer le cadeau en entreprise. On aurait pu ajouter le cadeau offert par un salarié à son collègue par le biais d’un pot commun offert à l’occasion d’un anniversaire, d’un pot de départ ou encore d’un départ à la retraite. Le cadeau offert à un client est aussi un cas spécifique avec des règles propres.

Il faut considérer, de manière générale, que dans le monde du travail, il n’y a normalement pas lieu d’offrir des cadeaux. On travaille pour une rémunération.

En effet, même si le cadeau peut être fait avec une bonne intention, il ne faut pas oublier que le salarié n’a pas vocation à être payé par du cadeau, même si c’est vrai que cela fait partie de la vie au travail. C’est pourquoi cette tolérance existe pour les CSE et les COS, dont la réglementation est la même, mais aussi pour les associations avec un plafond annuel plus limité.

À retenir aussi que les cadeaux sont un bon moyen de fidéliser les salariés, de les faire se sentir chez eux, et qu’il y a tout intérêt à collaborer avec le CSE élu qui peut bénéficier d’exonération. Employeur et RH peuvent toutefois mettre en place d’autres avantages utiles, pour améliorer encore l’expérience des collaborateurs et la qualité de vie au travail.
Il y a donc tout lieu de faire travailler ensemble élus de CSE, RH et employeur pour le bien être des salariés.

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